Solo se utilizan las siguientes cuentas para comunicación institucional:

• @planner1events.com — Equipo operativo y general de Grupo Planner 1
• @grupoplanner1.com — Equipo de Ventas

El campo "Nombre" debe configurarse exactamente así:

• No agregar el nombre de la empresa, el cargo ni el departamento — esa información va en la firma.
• No usar solo el nombre de pila ni apodos.
• Usar mayúsculas al inicio de cada nombre y apellido.

• Calibri: disponible en Windows con Office. En Mac usar Helvetica Neue como alternativa.
• Helvetica Neue: instalada por defecto en macOS, alternativa equivalente a Calibri.
• Proyecta un aspecto profesional y moderno, coherente con la identidad de la empresa.

• Negritas: Solo para información crítica — fechas, montos, nombres clave. Máximo 2–3 palabras por párrafo.
• Cursivas: Para citar, referenciar documentos o términos técnicos.
• Colores: No usar colores en el cuerpo del mensaje. Si hay que resaltar algo, usar negritas.
• Subrayado: Reservado exclusivamente para hipervínculos. No subrayar texto sin enlace.

La firma corporativa oficial se genera exclusivamente desde:

firmas.grupoplanner1.com

Cada colaborador genera su firma ingresando nombre, puesto y número de contacto. El resultado es una imagen PNG que se instala en Outlook.

• Abrir Outlook → Archivo → Opciones → Correo → Firmas.
• Crear una nueva firma con el nombre del colaborador.
• Insertar la imagen PNG descargada desde el generador.
• Configurar para que se aplique en Mensajes nuevos y en Respuestas / reenvíos.

• La firma es obligatoria en todo correo enviado desde cuentas corporativas.
• No modificar la firma: no agregar texto debajo, no cambiar colores, no escalar la imagen.
• No usar firmas de texto plano, antiguas o de diseño propio.
• La firma debe aparecer al final del mensaje, incluso en respuestas y reenvíos.

No se usa foto de perfil en las cuentas corporativas. El campo de foto debe estar vacío o en blanco. No se deben usar fotos personales, avatares ni imágenes de ningún tipo.

Se recomienda el uso de etiquetas al inicio del asunto para facilitar la organización y el filtrado. El formato es:

[ETIQUETA] Descripción breve del tema

• Ser específico: evitar asuntos vagos como "Hola", "Pregunta" o "Importante".
• Incluir el nombre del cliente o proyecto cuando aplique.
• Si el tema cambia en un hilo de respuestas, crear un correo nuevo con asunto actualizado.
• No usar TODO EN MAYÚSCULAS salvo dentro de una etiqueta [URGENTE].

• Siempre incluir el hilo anterior en las respuestas — no borrar el historial.
• Configurar Outlook para incluir automáticamente el mensaje original al responder.

• Configurar la firma para que aparezca también en respuestas y reenvíos.
• En Outlook: Opciones → Correo → Firmas → seleccionar la firma en el campo "Respuestas/reenvíos".

• Usar "Responder a todos" solo cuando todos los destinatarios necesitan ver la respuesta.
• Evitar conversaciones grupales innecesarias que saturan las bandejas del equipo.

• Vacaciones o días libres de más de 1 día hábil.
• Viajes de trabajo sin acceso a correo.
• Baja por enfermedad de más de 2 días.

• Configurar la respuesta automática antes de salir — no después.
• Especificar siempre un contacto alternativo con nombre y correo.
• No modificar el tono de las plantillas. No usar emojis ni lenguaje informal.
• Desactivar la respuesta automática el día del regreso, antes de revisar el correo.

• 1Cuenta corporativa configurada con protocolo IMAP o POP según indicación del usuario.
• 2Nombre del remitente configurado como "Nombre Apellido" — sin empresa ni cargo.
• 3Fuente predeterminada de Outlook: Calibri 11pt, color automático, sin fondo.
• 4Firma instalada desde firmas.grupoplanner1.com — imagen PNG en tamaño correcto 750 × 188 px.
• 5Firma asignada en "Mensajes nuevos" Y en "Respuestas/reenvíos".
• 6Foto de perfil: vacía o en blanco — ninguna imagen personal.
• 7Hilo de respuesta activado — incluir mensaje original al responder.
• 8Verificar que no existe firma anterior desactualizada o de texto plano.
• 9Si el usuario es remoto: confirmar por pantalla compartida o captura de pantalla.
• 10Registrar nombre del colaborador, equipo y fecha en la bitácora.

• Ir a Archivo → Opciones → Correo → Papelería y fuentes.
• En los tres campos: Calibri 14pt (Windows) · Helvetica Neue 14pt (Mac), color automático.
• Asegurarse de que "Usar siempre estas fuentes" esté activado.